Suggerimenti per risparmiare tempo nella gestione del tuo ambulatorio veterinario

Molti ambulatori veterinari stanno soffrendo finanziariamente perché hanno acquisiscono un numero sempre minore di nuovi pazienti, e al contempo i pazienti già acquisiti tendono sempre più a rimandare gli appuntamenti per per risparmiare denaro in questo periodo di crisi. Per rimanere a galla quindi, i veterinari stanno cercando di aumentare l'efficienza della propria struttura e ridurre contemporaneamente i costi. Gestire il tempo in modo efficace è fondamentale per garantire successo alla propria attività Molto spesso, i medici veterinari si trovano in ritardo sugli appuntamenti o sono costretti a lavorare più ore di quanto previsto. Alla fine della giornata spesso ci si domanda dove è andato a finire il tempo non preventivato.

Il primo passo dunque, è quello di monitorare il tempo dedicato ogni attività e le procedure quotidiane di una settimana tipica. Analizzando questi dati possono essere individuate le aree in più dispendiose in termini di tempo. A volte ad esempio i veterinari sono costretti a svolgere compiti che potrebbero essere facilmente delegati ai loro assistenti o collaboratori. Ci possono essere procedure che potrebbero essere completate in meno tempo utilizzando strumenti automarici. Ad esempio, l'uso di un gestionale e la gestione informatizzata dei dati può aiutare a risparmiare tempo in settori come la generazione dei documenti, grafici e molto altro (dai un'occhiata a Smart Vet per saperne di più). Si potrebbe anche scoprire che ad esempio ci sono un paio di dipendenti che hanno bisogno di ulteriore formazione per lavorare meglio. Individuare e attuare soluzioni per questi problemi può aumentare l'efficienza in modo significativo.

Uno degli errori principali in cui gli ambulatori cadono è che le responsabilità dei vari dipendenti non sono chiaramente delineate. Può accadere che un paziente venga lasciato in attesa sulla sedia perché nessuno ha stabilito una priorità sugli appuntamenti o il veterinario finisca per fare il lavoro del segretario perché lui / lei sono occupati altrove. Può essere utile a tale scopo un grafico che mostri i compiti di ciascun dipendente nel corso di un tipico appuntamento in modo che tutti conoscano il loro ruolo. Questo assicura che non vi siano strozzature e permetterà di risparmiare tempo sia all'ambulatorio veterinario che al paziente.

Alcuni ambulatori veterinari programmano le attività più lunghe al mattino per anticipare i pazienti prenotati rispetto ai pazienti occasionali che si presentano senza prenotazioni. Ma problemi, disguidi, richieste di chiarimenti, mancanza di documentazione iod esigenze particolari spesso fanno slittare l'inizio dell'attività andando ad impattare sulla qualità del servizio reso. Se però lo stato di avanzamento dell'attività o dell'intervento e l'ora presunta di completamento sono messi a disposizione del pubblico, gli altri pazienti possono regolarsi di conseguenza e non essere tenuti in attesa nella sala d'aspetto senza informazioni.

Una corretta gestione del tempo a disposizione consente all'ambulatorio o alla clinica veterinaria di gestire i propri clienti in modo più puntuale e lasciar loro una buona impressione. Significa anche che i nuovi pazienti si riterrano soddisfati senza troppo sforzo da parte del veterinario o del personale, riducendo lo stress e aumentando la redditività della clinica.