Come valutare l'usabilità di un gestionale per veterinari?

Al momento dell'acquisto di sistemi gestionali per veterinari, gli acquirenti sono spesso sommersi da informazioni quali caratteristiche, requisiti di sistema, costi, etc. Molto spesso il fattore usabilità del software viene completamente omesso o trascurato, in parte perché è difficile da definire figuriamoci quindi da valutare. Tuttavia, poiché si tratta di un indicatore importante per informatizzare con successo il proprio ambulatorio, i veterinari dovrebbero prendersi il tempo di valutare l'usabilità di un VPMS (Veterinary Practice Management Software, ossia Software per la gestione di strutture veterinari) prima di impegnarsi nell'acquisto.

L'usabilità dei gestionali è stata oggetto di molte discussioni e vi sono state nel tempo anche raccomandazioni per includere l'usabilità come parametro da valutare per l'ottenimento delle certificazioni. Fino ad oggi tuttavia, quando si tratta di valutare questo parametro, i medici veterinari possono contare soltanto sulle proprie considerazioni e non su strumenti di valutazione formale. Questo porta spesso a confrontare semplicemente il numero e il tipo di funzionalità offerte dai diversi gestionali veterinari, mentre raramente si procede ad utilizzare una versione demo del software provando a svolgere quelle attività che verrebbero eseguite in una tipica giornata di lavoro.

Queste attività dovrebbero essere un mix equilibrato di semplici azioni quotidiane che normalmente sono molto utilizzate per la maggior parte dei pazienti, nonché di compiti più complessi ma meno frequensti . Al contempo tramite il gestionale dovrebbe anche essere possibile completare workflow intricati in modo più efficiente e con meno errori rispetto alla gestione manuale. La demo dovrebbe essere provato da ogni categoria di potenziali utenti, quali segretari, commercialisti, chirurghi, etc in modo che ognuno abbia la possibilità di valutare il software per quanto concerne il proprio ruolo e responsabilità. Alcuni sistemi gestionali veterinari sono così concentrati ad esempio sulla visita in ambulatorio che la facilità d'uso per gli altre categoria è minima o inesistente. Una prova approfondita del gestionale da parte di tutti i gruppi che potenzialmente andranno ad usarlo darà una visione più equilibrata del sistema.

Durante il periodo di prova, i titolari della struttura veterinaria devono anche considerare quanto tempo ci vuole per completare un compito tipico senza alcuna formazione pregressa (la cosidetta curva di apprendimento), oltre che tenere in considerazione quanto tempo ci vorrà per utenti meno esperti di tecnologia per arrivare a regime. Il software dovrebbe avere una buona base di supporto e di materiale formativo in modo che gli utenti possano cercare da soli le risposte alle proprie domande. Dovrebbero inoltre essere presenti messaggi chiari di errore ed indicatori visivi per indicare all'utente le informazioni mancanti o per mostrare quando una determinata attività è stata completata correttamente.

I problemi di usabilità più frequenti riscontrati dagli utenti dei gestionali veterinari sono: difficoltà ad inserire le informazioni su pazienti particolari, incapacità di modificare i dati inseriti e scarsa possibilità di stampare o di estrarre le informazioni necessarie. Valutare il software per un periodo di prova aumenta le probabilità che tali criticità o mancanze emergano prima dell'acquisto, diversamente da quanto è possibile evidenziare confrontando soltanto caratteristiche o costi.