Indicatori di performance finanziaria per cliniche veterinarie - Parte 1

Per avere una corretta visione dello stato della propria struttura veterinaria, i titolari dovrebbero esaminare, oltre ai semplici dati finanziari, anche alcune statistiche specifiche ottenibili dalle attività e dalle informazioni sui clienti registrate tramite l'utilizzo di sistemi gestionali per ambulatori e cliniche veterinarie. Queste statistiche sono spesso indicate come Key Performance Indicator (KPI) ovvero Indicatori chiave di prestazione e sono un importante strumento di monioraggio e controllo, e spesso i gestori delle strutture li trovano più utili ed interessanti degli indici puramente finanziari.

Un buon sistema informativo per la gestione della clinica dovrebbe essere in grado di generare tutti i dati finanziari non aggregati di cui un manager può aver bisogno. Il fattore chiave però sta nel saper scegliere quali dati guardare e quali indici prendere a riferimento per decidere le strategie future.

Di seguito elencheremo alcune importanti informazioni che i responsaibili delle strutture veterinarie dovrebbe monitorare costantemente, e daremo anche i metodi per calcolare tali statistiche.

Ricavi della struttura veterinaria, analizzati mese per mese e divisi per tipologia

Monitorare l'andamento dei ricavi differenziandoli per tipologia consente ai titolari di stabilire quali attività generano il maggior profitto e quali aree possono essere sfruttate meglio. Inoltre i ricavi generati dalla vendita di medicinali e prodotti per animali possono essere confrontati con i ricavi generati dall'erogazione di prestazioni professionali in modo da assicurare il bilanciamento corretto tra i due. Idealmente una clinica o un ambulatorio veterinario dovrebbero ricavare la maggior parte dei propri profitti dall'erogazione dei servizi e la vendita di prodotti come medicinali e cibo dovrebbe scaturire proprio dal servizio. Il giusto equilibrio tra le due tipologie dipende dal tipo di struttura e dagli obiettivi dei titolari.

Numero di fatture, mese per mese

L'attività veterinaria è soggetta ad un trend stagionale, che può essere influenzata da eventi più o meno importanti. Cercare di capire in che modo durante l'anno si distribuisce il carico di lavoro permette di ottimizzare le spese, la distribuzione del personale ed in generale di organizzare l'attività lavorativa.

Numero medio di fatture per cliente

Analizzando il numero medio di fatture per ogni cliente è possibile capire quanti rapporti nell'arco dell'anno si hanno con i clienti. E' molto più facile stabilire rapporti di fiducia con i clienti se questi si interfacciano spesso con la vostra struttura. Non è sempre un bene quindi cercare di erogare tutte le prestazioni in un singolo incontro, cercando di vendere "tutto e subito", ma cercare di convincere il cliente a tornare per le ulteriori prestazioni di cui ha bisogno.

Spesa media per cliente

La spesa media per ciascun cliente è un indice che può essere aumentato soltanto in due modi: o alzando i prezzi o incrementando il numero di visite effettuate presso l'ambulatorio dal cliente. Per incrementare il numero di visite è necessario che la struttura abbia qualche valore aggiunto da offrire rispetto a quello che sta già offrendo, per questo motivo è importante per gli ambulatori veterinari cercare costantemente nuovi modi per soddisfare i bisogni del cliente e per portarli alla sua attenzione. Questo richiede uno sforzo supplementare per lo staff in termini di sviluppo di nuovi servizi e della loro promozione e divulagazione. L'aumento dei prezzi è ovviamente un'alternativa più facile da seguire, ma da intraprendere con estrema cautela, poichè i clienti si aspettano che i prezzi salgano un po' ogni anno, ma c'è un limite al costo che sono disposti a sostenere per servizi che ritengono opzionali o non necessari. Superare questo limite potrebbe portare ad un peggioramento dei propri volumi di affari.

Nel prossimo articolo esamineremo altri 5 indici di interesse per le strutture.