Gestionale veterinario: la tua scelta

Prefazione

La medicina veterinaria è importante tanto quella umana, ma solo da poco tempo le si sta riconoscendo questo status sociale ed economico. Basti pensare al costo di una visita da un veterinario rispetto ad una visita da un medico umano e si capisce il valore che si dà alla medicina veterinaria. Questo deficit economico ha fatto si, negli anni, che la strumentazione tecnologica veterinaria fosse sempre un passo indietro ( o forse due) rispetto a quella umana. Una parte essenziale di questa tecnologia sono i gestionali veterinari: software capaci di gestire la parte clinica e la parte contabile.

Il panorama italiano

Il panorama italiano è molto simile a quello europeo in generale, nella fattispecie assomiglia molto a quello spagnolo per similitudini culturali ed economiche. I primi gestionali sono in circolazione da circa vent'anni, si sono evoluti poco in tutto questo tempo rimanendo ancorati ad un tipo ti tecnologia “locale” basata su client da installare sul PC. All'inizio i gestionali veterinari erano molto costosi per caratteristiche intrinseche e per modalità di commercializzazione; questo ha portato ad un allontanamento dei veterinari verso l'uso di queste strumentazioni spesso insufficienti per le esigenze del medico e troppo costose per il giro di affari medio del tipico ambulatorio italiano.

Va ricordato che in Italia ci sono circa 6.700 strutture veterinarie di cui 5.400 sono ambulatori, poco più di 1000 sono cliniche e il resto ospedali; va da sé che un ambulatorio, ovvero circa l'ottanta per cento del mercato, non ha grandi risorse economiche per cui investire su un software diventa impegnativo. Un altro aspetto che va tenuto in considerazione la formazione culturale del medico veterinario che è sicuramente deficitaria da un punto di vista gestionale: le università non insegnano questa parte e quindi si è poco sensibili verso questo settore.

I vari tipi di gestionale

I gestionali veterinari, come tutti gli altri tipi di gestionali (CRM, ERP, etc) si dividono in due grandi categorie: gestionali locali e gestionali web-based.

Un gestionale locale è un software che ha bisogno di installare un client (programma) sul PC e può funzionare solo sul computer dove è stato installato. Questa tecnologia era tipica di 20 anni fa, era lo stato dell'arte allora, ma ora è diventata obsoleta. I gestionali di nuova generazione sono web-based, cioè sono installati su server remoti e sono fruibili dall'utente come un qualsiasi sito internet. I gestionali web-based possono essere cloud, ma non è una cosa scontata.

Un gestionale web-based rispetto ad un altro locale ha il vantaggio di essere fruibile da qualsiasi postazione internet, ovvero basta una connessione un ID e la Password e l'utente può accedere alle proprie informazioni; un altro vantaggio sta nella sicurezza in quanto salvare i propri dati su server professionali è più sicuro che salvare i dati sul proprio PC che potrebbe rompersi semplicemente per uno sbalzo elettrico o per un bicchiere d'acqua versato sul PC. Ovviamente non è che i gestionali locali siano del tutto inutili, anzi alcuni hanno delle prestazioni anche superiori (in termini di velocità) rispetto a quelli web-based e possiamo dire che questi ultimi siano figli dei primi software installati sui PC. La parte sostanziale di questo paragrafo è che le tecnologie si evolvono rapidamente basti pensare che a breve il famoso pacchetto Office sarà in cloud e non più installato sul PC cioè in locale.

Altro vantaggio, non da poco, dei gestionali web-based è che sono utilizzabili da qualsiasi sistema operativo: Mac, Linux, Windows,etc, ciò che conta è il browser dal quale si accede; gli svantaggi invece sono che in mancanza di connessione non si può accedere ai dati.

Il web-based può essere cloud, ma non necessariamente. Il cloud è una forma di archiviazione dei dati basato su una rete di software e hardware distribuiti in rete che permettono quindi l'accesso ai dati da qualsiasi parte del mondo attraverso una connessione ad internet. Di sicuro un gestionale cloud è oggigiorno lo stato dell'arte come venti anni fa lo erano i gestionali con client locali.

Perché utilizzare un gestionale veterinario

Per il medico è molto importante avere a disposizione i dati del cliente e del paziente e soprattutto avere uno storico. I dati clinici sono importanti perché solo attraverso un'analisi storico/clinica del paziente si riesce di volta in volta a fare una diagnosi accurata, mentre i dati fiscali permettono una più accorta gestione amministrativa/contabile dell'ambulatorio e della clinica. L'approccio di molti medici ai gestionali è ostico in quanto lo percepiscono come una perdita di tempo, ma in realtà se si analizzasse meglio la questione si noterebbe una velocizzazione del flusso di lavoro e una precisione maggiore nella gestione clinico/contabile della struttura.

Il problema fondamentale è la sensibilizzazione da parte dei medici verso software di gestione ed anche l'abbattimento dei costi dei suddetti che non trovando una domanda appropriata sono spesso troppo costosi per piccoli ambulatori.

Avere uno storico delle prestazioni mediche effettuate permette di capire quali sono le prestazioni che vengono effettuate maggiormente, a quali animali e in quale periodo dell'anno. Questo permette al veterinario di organizzare e ottimizzare il lavoro ordinando materiale e forza lavoro in funzione del flusso di lavoro.

Per ciò che concerne la parte amministrativa è importante avere una panoramica costante sui ricavi e sui costi per capire se è possibile fare spese o cercare di incentivare il lavoro; altro aspetto utile della digitalizzazione dei dati è che il commercialista deve fare meno lavoro e quindi sarà più facile trovarne uno disposto ad abbassare il costo annuale. Ci sono altri vantaggi nell’utilizzare un gestionale veterinario web-based e sono di natura logistica. Avere un gestionale fruibile da tablet e smartphone permette al medico di utilizzarlo a casa del cliente oppure nel caso di medici che si occupano di equini nelle varie rimesse per cavalli.

I vantaggi non finiscono qui, si può controllare l’andamento della clinica/ambulatorio stando fuori sede, semplicemente collegandosi e controllando le fatture, visite, etc. I vantaggi sono enormi, ora c’è bisogno che i prezzi dei gestionali scendano ad un livello accettabile, discostandosi dagli attuali canoni da 500 euro all’anno, e che i veterinari facciano uno sforzo nel rivedere la propria modalità di lavoro.