Gestione clinica: passaggio ad un sistema informatizzato

La transizione da documenti cartacei a sistemi elettronici - come i VPMS (Veterinary Practice Management Software) - può essere un compito arduo e complicato. Anche un piccolo ambulatorio veterinario avrà infatti diverse centinaia di pazienti registrati che devono essere convertiti in formato digitale prima di poter essere utilizzati. Alcune cliniche veterinarie commettono l'errore di non prendere in considerazione i loro dati fino a quando sono a metà strada verso l'avviamento del sistema informativo, rimanendo a quel punto sopraffatti dalla grandezza del progetto.

E' importante analizzare la situazione dei dati ancor prima di acquistare un gestionale veterinario. Nella pratica infatti la complessità e il numero delle registrazioni dei pazienti possono anche influenzare la nostra decisione d'acquisto. Di seguito indicheremo alcuni passaggi che possono contribuire a rendere il processo più gestibile:

1. Valutare lo stato della base dati

L'integrità dei dati alla sorgente gioca un ruolo significativo nel decidere l'esito del processo di conversione . Date un'occhiata alle vostre copie cartacee per individuare i dati mancanti, incompleti o illeggibili. Vi sarà così possibile individuare ed attuare le misure necessarie per ripulire i dati e garantire che essi siano aggiornati.

2. Classificare i campi dati

Determinate i vostri pazienti più attivi in modo da poter concentrare gli sforzi iniziali su di loro . Ci saranno alcuni elementi che non sono necessari per un gruppo mentre un altro potrebbe aver bisogno di campi aggiuntivi. Decidete come implementare tali differenze. Assicuratevi che tutti i documenti che si desidera convertire abbiano un campo corrispondente nel software da acquistare . Alcuni elementi possono avere bisogno di essere inseriti in una sezione "Note Generiche" qualora non sia disponibile una collocazione più specifica.

3. Individuare il metodo migliore per la conversione

Per ogni elemento o documento che costituiscono i vostri dati, stabilite il miglior metodo di inserimento nel sistema, che verrà determinato dal valore delle informazioni e dal tempo necessario per inserirle. Ad esempio, alcuni documenti potrebbero essere sottoposti sottoporre a scansione, mentre altri saranno inseriti manualmente tramite digitazione o dettatura vocale . Alcune tipologie di informazioni, quali i referti di laboratorio, di diagnostica, etc. potrebbero essere già disponibili in formato digitale. Potrebbe quindi essere possibile realizzare un'integrazione tra il sistema di generazione e il sistema in fase di acquisto affinchè questi possano lavorare con lo stesso formato di dati.

4. Cronoprogramma e budget

Fate un piano dettagliato di tempi e di budget per l'intero progetto. Non siate avidi, offrite incentivi quali bonus economici o un periodo di vacanza in più in quanto il personale dovrà lavorare più ore e/o rientrare a lavoro durante il fine settimana.

Una strategia ben pianificata, che bilanci l'utilità delle informazioni con il costo della conversione, sul lungo periodo garantirà che la conversione dei dati è stata completata senza mancare gli obiettivi principali rendendo il gestionale veterinario affidabile e esente da lacune.