Nuovo Gestionale Veterinario - Il tuo modo di lavorare cambierà?

Mentre alcuni veterinari stanno adottando un gestionale per ambulatori o cliniche veterinarie per la prima volta, gli altri sono in fase di migrazione verso il loro secondo o terzo software. Tuttavia questi due gruppi hanno un aspetto in comune - la modifica del proprio flusso di lavoro. I veterinari che lavorano su sistemi VPMS per la prima volta potrebbe aver bisogno di un po' di tempo per adeguarsi al passaggio da carta e penna alla registrazione elettronica delle informazioni. Gli utenti che sono al loro secondo o terzo sistema realizzano invece che dovranno adattarsi ad un modo completamente nuovo di lavorare - per l'ennesima volta.

Se una struttura veterinaria si lancia nell'implementazione di un gestionale senza alcuna pianificazione o stima, è probabile che gli utenti si troveranno ad affrontare un periodo difficile. Un veterinario o una segretaria abituata a lavorare in un certo modo troveranno molto difficile cambiare tutto dall'oggi al domani. Sebben la formazione possa contribuire ad alleviare alcuni dei problemi, l'unico vero modo per diventare padroni del nuovo software è quello di iniziare ad usarlo in situazioni reali.

Per questo, anche prima che gli utenti inizino a mettere le mani sul nuovo sistema, è fondamentale che un piccolo gruppo di dipendenti - in genere uno per ogni categoria/ dipartimento - tracci i vecchi flussi di lavoro. E' importante identificare quali flussi di lavoro sono comuni a tutti e notare le peculiarità di determinate attività. Per esempio, i pazienti che hanno subito un intervento chirurgico possono richiedere note aggiuntive, prima delle dimissioni, mentre coloro che vengono per un controllo di routine può essere fatturato immediatamente.

Una volta che i flussi di lavoro sono stati chiaramente mappati o delineati, la pratica deve identificare dove e come il nuovo software apporta modifiche. In generale, alcuni flussi di lavoro rimarranno gli stessi, mentre altri dovranno essere modificati in modo significativo. La pratica dovrebbe analizzare sia i vecchi e nuovi flussi di lavoro fianco a fianco per garantire che i cambiamenti sono per il meglio in termini di risparmio di tempo o di convenienza. Inoltre, può essere utile eseguire attraverso un paio di dati dei pazienti per individuare eventuali conseguenze indesiderate o condizioni estreme che potrebbero rompere il sistema.

Una volta che sono stati sviluppati i nuovi flussi di lavoro, è il momento di ottenere un feedback da un pubblico più ampio. Può essere utile avere incontri settimanali o mensili in cui il personale può fornire dettagli sul motivo per cui qualcosa fa o non funziona in clinica. Inizialmente la resistenza da parte degli utenti può essere molto elevato, ma probabilmente ridurrà man mano che si  utlizza il nuovo software.